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字节跳动5万员工在家高效协同,如何破解远程办公难题?

2020-02-10 22:27来源:证券时报作者:李明珠

今日有很多企业正式复工,为了防止疫情带来的新一轮传播高峰,大部分互联网公司和其他科技企业还是选择了继续在家远程办公。对于传统行业的从业者而言,习惯了线下交流面对面开会,如此长时间远程办公的模式还是第一次,难免有所不适;而在新兴的科技公司看来,这次远程在线办公,是把日常工作中就会用到的系统工具的力量,更加有效地发挥出来,有前期的铺垫,宅家办公一样可以高效。

根据远程办公APP下载量数据可知,2月5日,阿里钉钉下载量首次超过微信,跃居苹果AppStore免费下载排行榜第一,同时企业微信升至排行榜第三,除此之外,腾讯会议、飞书等远程办公软件连续多日霸榜。

而字节跳动旗下的今日头条、抖音、火山、西瓜视频等使用的是自主研发的飞书系统,用字节跳动副总裁、飞书负责人谢欣在今日一场直播中的总结来说,工具会改变你的做事方式,从一开始就对工具非常重视,每个员工每天使用大量工具,如果工具的效率能改进5%,对公司的影响是全员的影响,非常大。

面对这场全世界最大的在家办公实验中,员工的效率、考核管理、公司的信息安全以及如何兼顾线下岗位需求,是每个选择线上办公的企业都需要面临的问题。谢欣认为两种办公方式有很大不同,在公司办公是线下配合,远程办公是将很多事情转移到线上,创造一个共同的线上办公环境,共同的意思是把写的东西共同分享,每个人的工作日历共享,员工能互相看到彼此的时间安排,而尽快把线上共同的工具用起来,对于转变工作习惯有很好的帮助。他在直播中也分享了字节跳动5万员工能够高效协同的做法。

首先,做好基本的保障工作,给没有带电脑的员工加急从公司快递,在海外的员工借助当地的办公室备齐装备。开始办公前进行线上打卡拍摄办公环境,虽然环境迥异,但是尽量保持各自工作效率不变。以如何高效统计员工每日健康打卡状况为例,在疫情开始的初期,每日申报员工主动上报量不够,且数据也没法使用,公司决定大年初一开发健康报备的应用,2天内全员上线,并对外发布到使用飞书的企业。同时联系了十多人在十多城共同协作,还有新加坡的产品经理一起线上作业,用敏捷并行作业的方法。利用自研的办公套件产品——飞书,在其上建立飞书文档和沟通群组进行快速拆解和分配任务,并通过飞书项目进度管理,直观更新需求和项目进度,最后多反馈渠道和测试群组,上线后不断收集反馈和迭代。这样的改进之后,员工每日健康申报率达到100%。

其次,谢欣认为,沟通对于信息的创造、分发、流转和消费非常重要,因为疫情所带来的新工作方式将惠及每一个人。在使用各个沟通软件都觉得有需要改进功能之后,字节跳动开发了自己的办公套件飞书,有包括日常的文档编辑、音视频会议、头脑风暴、智能日历等多个功能,并不断迭代一些新的功能,比如将线下的头脑风暴改造为思维笔记的功能,将线下的开会讨论变成飞阅会,目的都在于要更高效。因为此次突发的疫情需求,开视频会议是不高效的,做了线上办公室的功能,模拟真实办公场景,希望在家有一起办公的感觉,不是要全天一起开会,一个小组的员工可以基于语音的功能,一整天可以在线,有事的时候开始讨论,变得自然和轻松,没有压力,非常适用。

第三,由于平时用了大量的协同工具,非常习惯于远程办公的模式,他介绍,字节跳动用的是OKR工作法,是一个注重结果注重目标的方式,正好在远程办公对于过程很难了解的情况下,OKR更试用当前的环境。

此外,谢欣指出,短期在家办公,没有非常成熟的经验和制度流程,可以采用有针对性的设立一个项目,明确目标,一起冲锋,就像打仗作战一样,员工会更有积极性和目标性。

最后,他还强调远程办公也要加入情感元素,做一些人文的关怀,帮助团队建设。比如有一些团队的领导通过线上的方式组织员工入职两周年的活动,拍照发群,更加有团队归属感;对武汉疫区的同事遇到困难,大家一起在线上进行鼓励;小团队一起云健身、在线K歌等活动,都是远程增强情感的纽带。

10日下午谢欣宣布,将为所有中小企业和抗疫组织,提供飞书为期3年的商业版免费使用权。具体为飞书针对2020年2月10日-5月1日期间,申请并注册的中小企业(100人以下)、街道社区、公益组织、医院和医学类院校等组织,免费提供3年商业版免费权益。

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